KAIZEN 5S GIÚP ĐỘI NGŨ LÀM VIỆC CÓ HỆ THỐNG NHƯ THẾ NÀO?

Có bao giờ bạn thấy đội ngũ rất bận, và công việc vẫn thường xuyên chậm?

Một dụng cụ cần dùng lại không tìm thấy. Một hồ sơ có nhiều phiên bản, không biết bản nào đúng. Một lỗi đã nhắc nhiều lần vẫn xuất hiện. Người quản lý vắng mặt, công việc bắt đầu thiếu nhịp nhàng.

Trước khi kết luận nhân viên thiếu ý thức, hãy nhìn lại: doanh nghiệp đã có cách làm đủ rõ để mọi người thực hiện đúng chưa?

Kaizen 5S là một nền tảng để bắt đầu giải quyết câu hỏi ấy.

1. Khi công việc phụ thuộc quá nhiều vào việc nhắc nhở

Trong nhiều doanh nghiệp, kinh nghiệm nằm chủ yếu trong đầu những người làm lâu năm. Người mới học bằng cách quan sát, mỗi người hướng dẫn một kiểu. Đồ dùng được đặt ở nơi thuận tay từng người, nhưng người khác lại mất thời gian tìm kiếm.

Khi quy mô còn nhỏ, lãnh đạo có thể trực tiếp nhắc và xử lý. Khi số người, số đơn hàng và số điểm bàn giao tăng lên, cách quản lý ấy trở nên khó duy trì.

Điều doanh nghiệp cần xây dựng là một nền tảng giúp đội ngũ cùng hiểu:

• Công việc cần đạt yêu cầu gì?

• Dụng cụ, tài liệu và thông tin được tìm ở đâu?

• Ai chịu trách nhiệm ở từng bước?

• Khi có bất thường, cần báo ai và xử lý thế nào?

Làm việc có hệ thống bắt đầu từ những điều rõ ràng như vậy.

2. Vai trò của 5S: tạo nền tảng cho cách làm thống nhất

5S thường được biết đến qua hoạt động dọn dẹp và sắp xếp. Nhưng nếu chỉ dừng ở một ngày tổng vệ sinh, doanh nghiệp chưa khai thác hết giá trị của phương pháp này.

Có thể hiểu và thực hiện 5S theo hướng:

• Sàng lọc: phân biệt thứ cần và không cần cho công việc; xử lý đồ thừa, tài liệu lỗi thời theo thẩm quyền.

• Sắp xếp: bố trí những thứ cần dùng để dễ tìm, dễ lấy, dễ trả lại và dễ nhận ra khi thiếu.

• Sạch sẽ: vệ sinh kết hợp quan sát, phát hiện các dấu hiệu bất thường tại nơi làm việc.

• Săn sóc: thống nhất tiêu chuẩn, hình ảnh hướng dẫn và trách nhiệm để duy trì ba bước đầu.

• Sẵn sàng: rèn thói quen thực hiện thông qua hướng dẫn, thực hành, kiểm tra và phản hồi.

Trong văn phòng, đó có thể là cách đặt tên và lưu hồ sơ. Trong nhà máy, đó có thể là vị trí dụng cụ, khu vực chờ xử lý hoặc cách nhận biết tình trạng thiết bị.

Khi tiêu chuẩn rõ và phù hợp với thực tế, đội ngũ có cơ sở để phối hợp và nhận ra những điểm chưa đúng.

3. Vai trò của Kaizen: từng bước làm cho công việc tốt hơn

Sau khi có cách làm thống nhất, công việc vẫn có thể còn những bất tiện: vị trí để đồ chưa thuận, thông tin bàn giao còn thiếu, một bước kiểm tra bị trùng lặp.

Kaizen khuyến khích đội ngũ quan sát những vấn đề ấy và thực hiện cải tiến nhỏ, có kiểm chứng.

Một câu hỏi đơn giản có thể mở đầu cho cải tiến:

“Điều gì đang khiến công việc này mất thời gian, dễ sai hoặc khó phối hợp?”

Từ đó, nhóm chọn một vấn đề, tìm nguyên nhân, thử cách thay đổi và xem kết quả. Nếu cách mới tốt hơn, nhóm cập nhật hướng dẫn và cùng duy trì.

5S tạo nền tảng để công việc rõ ràng hơn. Kaizen giúp nền tảng ấy tiếp tục được hoàn thiện. Cả hai cần sự tham gia của người làm trực tiếp và sự đồng hành của người quản lý.

4. Ví dụ minh họa: bắt đầu từ một bàn dụng cụ dùng chung

Giả sử một tổ sản xuất thường mất thời gian tìm dụng cụ vào đầu ca. Cuối ca, dụng cụ lại được trả về nhiều vị trí khác nhau.

Thay vì chỉ yêu cầu “mọi người phải ngăn nắp”, người quản lý cùng đội ngũ có thể:

1. Quan sát lúc lấy và trả dụng cụ để hiểu vướng mắc.

2. Sàng lọc dụng cụ cần dùng; tách dụng cụ hỏng để xử lý.

3. Thống nhất vị trí theo tần suất sử dụng và yêu cầu an toàn.

4. Gắn dấu nhận biết để thấy ngay dụng cụ thiếu hoặc đặt sai.

5. Làm rõ trách nhiệm kiểm tra và bàn giao giữa các ca.

6. Theo dõi thời gian tìm kiếm, số lần thiếu dụng cụ và ý kiến người sử dụng.

Nếu vị trí mới vẫn gây bất tiện, nhóm tiếp tục điều chỉnh. Khi cách bố trí phù hợp, nhóm chụp ảnh làm chuẩn và hướng dẫn người mới.

Đây là một tình huống minh họa. Hiệu quả thực tế cần được đo tại nơi triển khai, thay vì mặc định cứ sắp xếp lại là năng suất sẽ tăng.

Giá trị cần hướng tới là một cách làm chung mà đội ngũ hiểu, thực hiện được và tiếp tục cải tiến.

5. Bắt đầu tại một khu vực nhỏ, với tầm nhìn xa

Doanh nghiệp không cần triển khai đồng loạt ngay ngày đầu. Có thể chọn một bàn dụng cụ, một khu vực hồ sơ, một điểm bàn giao hoặc một thư mục dùng chung.

Tuy nhiên, trước khi bắt đầu, lãnh đạo cần xác định: cách làm tại khu vực này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng năng lực gì về lâu dài?

Chẳng hạn: giảm phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân, hướng dẫn người mới dễ hơn, bàn giao rõ hơn hoặc phát hiện bất thường sớm hơn.

Một khu vực thử nghiệm nên có:

• Vấn đề cụ thể: điều gì đang gây mất thời gian hoặc nơi nào còn tồn tại nhiều sai sót.?

• Phạm vi rõ: bắt đầu và kết thúc ở đâu?

• Người phụ trách: ai phối hợp, ai quyết định và ai duy trì?

• Tiêu chuẩn dễ hiểu: thế nào là đạt, thế nào cần xử lý?

• Cách theo dõi: so sánh trước và sau bằng quan sát, dữ liệu phù hợp.

• Nhịp xem lại: thời điểm nào nhóm cùng đánh giá và điều chỉnh?

Khi cách làm đã phù hợp và được duy trì qua nhiều lần kiểm tra, doanh nghiệp mới cân nhắc nhân rộng. Mỗi khu vực có đặc điểm riêng, vì vậy cần giữ nguyên tắc chung và điều chỉnh cách áp dụng.

Bắt đầu nhỏ để học chắc. Nhìn xa để mỗi cải tiến nhỏ góp phần xây dựng hệ thống lớn hơn.

6. Làm việc có hệ thống ngay từ đầu

“Ngay từ đầu” là đặt nền tảng đúng từ bước khởi động: có mục tiêu, có trách nhiệm, có tiêu chuẩn và có cách kiểm chứng.

Một khóa học cung cấp kiến thức nền tảng. Để hình thành năng lực, đội ngũ cần thực hành trong công việc, nhận phản hồi và duy trì theo thời gian. Người lãnh đạo cũng cần dành thời gian tháo gỡ trở ngại và làm gương trong việc tuân thủ những điều đã thống nhất.

Theo tinh thần WINK5, những việc nhỏ được làm đúng và cải tiến đều đặn sẽ góp phần giảm lãng phí, cải thiện dòng chảy công việc và phát triển con người.

WINK5 — Chiến thắng từ những điều nhỏ nhất.

Bạn muốn bắt đầu từ đâu?

Nếu cần hiểu kiến thức nền tảng, bạn có thể tìm hiểu khóa học 5S cho người mới bắt đầu tại Kaizen 5S Academy. Đây là khóa học lý thuyết, giúp bạn có cơ sở trước khi lựa chọn cách áp dụng vào thực tế.

Nếu doanh nghiệp đang cần xác định nội dung đào tạo phù hợp cho đội ngũ, hãy trao đổi nhu cầu với Yến Trần qua Zalo.

Yến Trần — Nhà sáng lập Kaizen 5S Academy, phát triển hệ sinh thái WINK5.