LÝ THUYẾT CỬA SỔ VỠ VÀ 5S KAIZEN

Lý thuyết "Cửa Sổ Vỡ" là gì? Đại ý là kể về câu chuyện một ngôi nhà có 1 ô cửa số bị vỡ nhưng không được thay thế, sửa sang, khiến người đi đường nảy sinh tâm lý cho rằng tòa nhà này không được ai quan tâm, thậm chí là bị bỏ hoang, sau đó sẽ là cửa sổ thứ 2, thứ 3.. đỉnh điểm là cả tòa nhà bị phá hoại, tất cả từ một cửa sổ vỡ ban đầu.

Lý thuyết này thực sự rất dễ hiểu. Ví dụ vỉa hè vốn dĩ rất sạch sẽ, nhưng nếu ai đó ném túi rác vào góc tường và không được dọn dẹp kịp thời, nơi đó có thể sẽ có thêm một vài túi rác, tiếp tục như vậy sẽ sớm trở thành chỗ để rác. Lâu dần nơi đó sẽ trở thành nơi tập kết rác và trở nên hôi hám, bẩn thỉu. Đây chính là "Hiệu ứng cửa sổ vỡ". Ban đầu chỉ là vấn đề nhỏ, nhưng nếu không kịp thời khắc phục, vấn đề sẽ ngày càng lớn và hậu quả trở nên nghiêm trọng.

Và ở chiều ngược lại những HÀNH ĐỘNG NHỎ BÉ lại có thể giải quyết NHỮNG VẤN ĐỀ LỚN như câu chuyện sau (trích vnexpress).

      Vào những năm 1980, việc quản lý tàu điện ngầm ở New York rất hỗn loạn và đây là nơi có tỷ lệ tội phạm cao nhất thành phố: nào trộm cắp, say xỉn, phá hoại của công.... Điều này khiến nhiều người dân sợ phải đi tàu điện ngầm. Đến cuối những năm 1980, số lượng hành khách giảm xuống tới mức thấp kỷ lục.

      Sau đó, Sở giao thông vận tải New York đã thuê một vị giám đốc vận hành tàu điện ngầm. Sau khi nhậm chức, ông đã dành phần lớn tâm sức để dọn dẹp những bức vẽ bậy, những đối tượng say xỉn, tiểu bậy... ở các nhà ga. Không chỉ sử dụng công nghệ tẩy sơn mới mà vị giám đốc này còn triển khai rất đông nhân viên dọn dẹp. Tuy vậy vẫn có một số người cố tình vẽ bậy trong đêm, nhưng ngay sáng hôm sau đã được khắc phục nhanh chóng đồng thời ông cũng xử phạt rất nặng những đối tượng vẽ bậy nếu bắt được. Rồi sau đó đội ngũ quản lý  tiếp tục tập trung vào việc chấn chỉnh hiện tượng trốn vé trên tàu điện ngầm. Bảo vệ thường xuyên được mặc thường phục để bắt kẻ trốn vé và còng tay những người này. Người lên tàu cũng được sắp xếp thành hàng lối, thay vì chen chúc không theo kỷ luật như trước đó.

      Và tình hình tàu điện ngầm ở New York bắt đầu được cải thiện. Cuối thập kỷ 90, tỷ lệ tội phạm ở đây đã giảm 75% so với 10 năm trước, trở thành một trong những tuyến tàu điện ngầm an toàn nhất nước Mỹ.

      Điều này thể hiện một khi những vấn đề nhỏ được giải quyết, những vấn đề hóc búa thường cũng sẽ được giải quyết một cách cơ bản. Trong cuộc sống cũng vậy. Nếu bạn không muốn cuộc sống của mình bị đổ nát và thủng lỗ chỗ, thì việc đầu tiên chúng ta cần làm là sửa chữa kịp thời những "cửa sổ bị hỏng". Trong doanh nghiệp khi một vấn đề nhỏ không được giải quyết, nó có thể lan rộng và tạo ra môi trường không kiểm soát, tạo điều kiện thuận lợi cho các hành vi tiêu cực phát triển. Tương tự ở chiều ngược lại nếu tích lũy những hành động nhỏ liên tục tốt lên theo thời gian thì những thành quả khổng lồ sẽ đến như lý thuyết hòn tuyết lăn hay nguyên tắc cơ bản của Kaizen.

      5S Kaizen trong quản trị doanh nghiệp, mục tiêu đầu tiên của chương trình là tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp. Ngăn và sửa “cửa sổ vỡ” rồi sau đó tập trung vào cải thiện hiệu suất và tinh thần làm việc. Mục tiêu sâu xa nhất là giúp phát huy năng lực tiềm ẩn của đội ngũ, tăng tính sáng tạo, giảm thiểu lãng phí trong tổ chức, bắt đầu từ chi tiết nhỏ, đơn giản, từng chút từng chút  một. Tích lũy đến một thời gian nhất định sẽ trở thành thói quen, sự thay đổi sẽ dần lớn hơn, có trọng điểm, và đem lại hiệu quả rất lớn cho tổ chức theo thời gian.

      5S Kaizen là giải pháp cơ bản phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp tổ chức, giúp cho đơn vị luôn hoạt động tiết kiệm, hiệu quả và tăng trưởng theo thời gian... Nếu biết cách không cần đầu tư quá nhiều ngân sách nhưng lại đem lại kết quả rất cao trong dài hạn. Nếu có điều kiện bạn hãy tìm hiểu về Kaizen5s, đây được coi là bí mật thành công từ Nhật Bản.

Chúc bạn thành công.

Trần Thị Yến.